Algemene voorwaarden

1. Definities

• Boekzi: de aanbieder van de Dienst, zoals vermeld bovenaan dit document.
• Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die een account aanmaakt of de Dienst gebruikt, zoals een salon.
• Dienst: de online software van Boekzi, waaronder agenda, online boeken, kassa, klantbeheer, team- en salarisoverzichten, de website-widget, het Boekzi-overzicht en alle bijbehorende functies, websites en ondersteuning.
• Eindklant: een klant van de Klant, zoals iemand die via de boekingspagina een afspraak maakt.
• Gebruiker: iedere persoon die via het account van de Klant toegang heeft, zoals medewerkers.
• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers en Eindklanten in de Dienst invoeren of laten verwerken.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Boekzi en de Klant, bestaande uit deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en het gekozen pakket.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor ieder aanbod van Boekzi, iedere Overeenkomst en ieder gebruik van de Dienst, ook tijdens de proefperiode en ook als de Dienst gratis is.
2. De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. Door een account aan te maken verklaart de Klant te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. Consumentenrecht is niet van toepassing op de Klant.
3. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de Klant zijn uitdrukkelijk van de hand gewezen en gelden niet.
4. Afwijkingen gelden alleen als Boekzi die schriftelijk heeft bevestigd, en alleen voor de betreffende Overeenkomst.
5. Is een bepaling nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. De betreffende bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert. Een beperking van aansprakelijkheid die te ver gaat, geldt in dat geval tot het maximaal wettelijk toegestane.

3. Totstandkoming, account en proefperiode

1. De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een account aanmaakt en akkoord gaat met deze voorwaarden. Boekzi mag een aanmelding zonder opgaaf van redenen weigeren of een account binnen 14 dagen na aanmelding beëindigen.
2. De Klant verstrekt juiste en volledige gegevens en houdt die actueel. De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die met zijn account en door zijn Gebruikers worden verricht, en houdt inloggegevens geheim. Misbruik meldt de Klant direct.
3. De proefperiode duurt 7 dagen en is kosteloos. Na afloop wordt het account beperkt tot het bekijken en exporteren van gegevens totdat de Klant een betaald pakket kiest. Aan een proefperiode kunnen geen rechten worden ontleend.

4. De Dienst

1. Boekzi levert de Dienst zoals die op het moment van gebruik is (“as is” en “as available”). Boekzi geeft geen garantie dat de Dienst foutloos, ononderbroken, veilig of geschikt voor een bepaald doel is, of dat alle fouten worden hersteld.
2. Boekzi heeft uitsluitend een inspanningsverplichting. Termijnen en beschikbaarheidspercentages zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
3. Boekzi mag de Dienst, de functies, de vormgeving en de onderliggende techniek op ieder moment wijzigen, uitbreiden, beperken of beëindigen. Verdwijnt een wezenlijke functie waarvoor de Klant betaalt, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen het moment van de wijziging; dat is het enige recht van de Klant.
4. Boekzi mag de Dienst geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging, zo mogelijk buiten de gebruikelijke openingstijden en zonder recht op compensatie.
5. Functies zoals herinneringen, e-mail, betalingen, KvK-gegevens, kaarten en adresgegevens kunnen afhankelijk zijn van diensten van derden. Boekzi staat niet in voor de beschikbaarheid, juistheid of voorwaarden van die diensten.
6. Voorbeelden, schermafbeeldingen, rekenhulpen (zoals de besparingscalculator) en vergelijkingen met andere aanbieders op de website zijn indicatief en vormen geen toezegging.
7. Ondersteuning en het oplossen van problemen. Boekzi streeft naar een goed werkende Dienst en beantwoordt vragen en lost storingen en fouten op naar beste vermogen (best effort). Er gelden geen reactietijden, hersteltijden, beschikbaarheidsgaranties of service levels, tenzij die schriftelijk en uitdrukkelijk met de Klant zijn overeengekomen. Boekzi bepaalt zelf de prioriteit en de manier van oplossen, waaronder een tijdelijke omweg. Het niet (tijdig) oplossen van een probleem geeft de Klant geen recht op schadevergoeding, korting of ontbinding.
8. Berichten. De Dienst kan namens de Klant e-mails en andere berichten versturen, zoals bevestigingen, herinneringen, uitnodigingen om opnieuw te boeken en campagnes. Boekzi garandeert niet dat berichten worden afgeleverd, tijdig aankomen, goed worden weergegeven of niet als ongewenst worden aangemerkt. Berichten kunnen worden vertraagd, gebundeld of niet verstuurd, bijvoorbeeld wanneer toestemming ontbreekt, buiten het verzendvenster of bij storingen van de verzenddienst. De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn berichten en voor een geldige grondslag en toestemming van Eindklanten voor marketingberichten, en voor de naleving van de AVG en de Telecommunicatiewet.
9. Automatische vertalingen. Teksten kunnen automatisch (machinaal of met behulp van AI) worden vertaald. Vertalingen kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. De Nederlandse tekst van de Klant is leidend; de Klant controleert vertalingen waar dat voor hem van belang is.
10. AI-assistenten. Eindklanten kunnen via AI-assistenten van derden (zoals ChatGPT, Claude en Gemini) informatie opvragen en afspraken maken, wijzigen of annuleren. Boekzi is niet verantwoordelijk voor wat die assistenten tonen, zeggen of doen. De controle van de identiteit van wie een afspraak wijzigt of annuleert is een redelijke inspanning en geen garantie. De Klant kan deze functie per vestiging uitzetten.
11. Websites en domeinen. Host Boekzi een website of boekingspagina op een domein van de Klant, dan blijft de Klant verantwoordelijk voor de registratie, verlenging en DNS-instellingen van dat domein en voor de inhoud van de website. Boekzi is niet aansprakelijk voor onbereikbaarheid of verlies van een domein, e-mail op dat domein of vindbaarheid in zoekmachines.

5. Verantwoordelijkheid van de Klant

1. De Klant is als enige verantwoordelijk voor zijn onderneming, zijn relatie met Eindklanten en medewerkers, en voor alles wat hij met de Dienst doet of nalaat.
2. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle Klantgegevens en instellingen, waaronder prijzen, btw-tarieven, openingstijden, behandelduur, kortingen, cadeaubonnen, voorraad, roosters, uurlonen en commissies.
3. Administratie en fiscaliteit. Facturen, kassaoverzichten, btw-berekeningen, salarisoverzichten en exports uit de Dienst zijn hulpmiddelen. De Klant blijft zelf volledig verantwoordelijk voor zijn boekhouding, belastingaangiften, loonadministratie, fiscale bewaarplicht en de naleving van alle (fiscale) wet- en regelgeving, en controleert alle uitkomsten zelf of laat die controleren door een deskundige. Salarisoverzichten zijn geen loonstrook.
4. De Klant bewaart zelf regelmatig een kopie (export) van gegevens die voor hem van belang zijn. Boekzi is geen archiefdienst.
5. De Klant is verantwoordelijk voor zijn eigen apparatuur, internetverbinding, pinautomaat, printers en andere middelen waarmee hij de Dienst gebruikt.
6. Voor alle persoonsgegevens van Eindklanten en medewerkers is de Klant verwerkingsverantwoordelijke. De Klant zorgt voor een geldige grondslag, informeert betrokkenen, vraagt waar nodig toestemming (bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens in intakeformulieren en voor nieuwsbrieven) en handelt verzoeken van betrokkenen af.
7. De Klant is jegens Eindklanten zelf verantwoordelijk voor de afspraak, de behandeling, de prijs, annuleringen, no-shows, restituties, aanbetalingen, allergie- en gezondheidsrisico’s en alle overige verplichtingen. Boekzi is geen partij bij de overeenkomst tussen de Klant en de Eindklant.

6. Aanvaardbaar gebruik

Het is de Klant en zijn Gebruikers niet toegestaan om de Dienst:

• te gebruiken in strijd met de wet, de openbare orde, de goede zeden of rechten van derden;
• te gebruiken voor spam, misleidende informatie, nepbeoordelingen of het verzamelen van gegevens van anderen zonder grondslag;
• te hacken, te overbelasten, te scrapen, te reverse-engineeren of beveiliging te omzeilen, of toegang te zoeken tot gegevens van andere klanten;
• door te verkopen, te verhuren of beschikbaar te stellen aan derden buiten de eigen onderneming, zonder schriftelijke toestemming.

Bij (een vermoeden van) overtreding mag Boekzi direct en zonder voorafgaande aankondiging inhoud verwijderen, de toegang beperken of het account opschorten of beëindigen, zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn en onverminderd het recht op schadevergoeding.

7. Boekingspagina, widget en Boekzi-overzicht

1. De Klant bepaalt zelf welke gegevens op zijn boekingspagina, in de widget en op het Boekzi-overzicht verschijnen, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan, inclusief prijzen, beschrijvingen, foto’s en beoordelingen.
2. Plaatsing op het Boekzi-overzicht is gratis en vrijwillig. Boekzi bepaalt de volgorde, weergave, zoekresultaten en indeling, en mag vermeldingen zonder opgaaf van redenen weigeren, aanpassen, tijdelijk verbergen of verwijderen. Boekzi garandeert geen aantal bezoekers, boekingen of vindbaarheid in zoekmachines.
3. De Klant geeft Boekzi een kosteloze, niet-exclusieve licentie om de openbaar gemaakte gegevens van zijn salon (zoals naam, adres, diensten, prijzen, openingstijden en beoordelingsscores) te tonen, te verspreiden en te gebruiken om de Dienst en Boekzi te promoten, zolang de gegevens openbaar zijn.
4. Beoordelingen zijn afkomstig van Eindklanten. Boekzi controleert beoordelingen niet vooraf en is niet verantwoordelijk voor de inhoud ervan.

8. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro’s en inclusief btw, tenzij anders vermeld. Boekzi rekent geen commissie op boekingen.
2. Abonnementen worden vooraf per maand of per jaar gefactureerd. Betaalde bedragen worden niet gerestitueerd, ook niet bij tussentijdse beëindiging, een lager gebruik of een downgrade, tenzij de wet dit dwingend voorschrijft.
3. Boekzi mag prijzen jaarlijks aanpassen, onder meer op basis van de CBS-consumentenprijsindex, en mag prijzen daarnaast wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Is de Klant het niet eens met een prijsverhoging anders dan indexatie, dan mag hij opzeggen tegen de ingangsdatum.
4. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, of automatische incasso op het moment van facturering. Bij niet-tijdige betaling is de Klant zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente en alle buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, met een minimum van € 40.
5. Bij verzuim mag Boekzi de Dienst opschorten of het account beperken totdat volledig is betaald, zonder aansprakelijk te zijn voor de gevolgen daarvan.
6. De Klant mag betalingen niet opschorten of verrekenen.

9. Looptijd en beëindiging

1. Een maandabonnement loopt per maand en wordt stilzwijgend verlengd; het kan worden opgezegd tegen het einde van de lopende maand. Een jaarabonnement loopt een jaar, wordt stilzwijgend met een jaar verlengd en kan worden opgezegd tegen het einde van de looptijd.
2. Boekzi mag de Overeenkomst opzeggen met een termijn van 30 dagen, en mag de Overeenkomst direct en zonder vergoeding beëindigen of de Dienst opschorten als de Klant zijn verplichtingen niet nakomt, failliet gaat, surseance aanvraagt, zijn onderneming staakt, of als Boekzi redelijkerwijs vermoedt dat de Dienst wordt misbruikt.
3. Na beëindiging kan de Klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna mag Boekzi alle Klantgegevens definitief verwijderen, behoudens een wettelijke bewaarplicht. Boekzi is niet aansprakelijk voor het verlies van gegevens na deze termijn.
4. Verplichtingen die naar hun aard doorlopen, zoals aansprakelijkheid, vrijwaring, geheimhouding en betaling, blijven na beëindiging gelden.

10. Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, de software, de websites, het merk Boekzi, het logo, de vormgeving en de documentatie berusten uitsluitend bij Boekzi of haar licentiegevers. De Klant krijgt alleen een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
2. De Klant behoudt de rechten op zijn Klantgegevens. De Klant geeft Boekzi toestemming om Klantgegevens te verwerken voor zover nodig voor de Dienst, en om geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens te gebruiken voor statistiek, beveiliging en verbetering van de Dienst.
3. Suggesties, functieverzoeken en feedback van de Klant mag Boekzi vrij en kosteloos gebruiken en in de Dienst verwerken. De Klant verkrijgt daarop geen rechten. Boekzi is niet verplicht een verzochte functie te bouwen, en een gebouwde functie wordt eigendom van Boekzi en mag aan alle klanten worden aangeboden.

11. Aansprakelijkheid

1. Boekzi is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Boekzi, nadat de Klant Boekzi onverwijld en schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen en Boekzi ook na die termijn tekortschiet.
2. Iedere aansprakelijkheid van Boekzi voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, gemiste of dubbele afspraken, no-shows, schade door bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies, verminking of onbereikbaarheid van gegevens, schade door onjuiste facturen, btw-berekeningen, salaris- of commissieberekeningen, boetes en naheffingen van overheidsinstanties, en aanspraken van Eindklanten, medewerkers of andere derden.
3. Boekzi is evenmin aansprakelijk voor schade door het niet, te laat of onjuist versturen of afleveren van berichten, door onjuiste automatische vertalingen, door handelingen van AI-assistenten van derden, of door het (tijdelijk) niet oplossen van een storing of fout.
4. Boekzi is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door: onjuiste of onvolledige gegevens of instellingen van de Klant; het handelen of nalaten van Gebruikers, Eindklanten of derden; diensten van derden (zoals hosting, e-mail, sms, WhatsApp, betaaldiensten, kaarten en registers); storingen in internet- of telecommunicatieverbindingen; hacks, virussen of andere aanvallen, ondanks passende beveiliging; of gebruik van de Dienst in strijd met de Overeenkomst.
5. Voor zover Boekzi toch aansprakelijk is, is de totale aansprakelijkheid per jaar, voor alle schadeveroorzakende gebeurtenissen samen, beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald, met een maximum van € 500. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Tijdens een proefperiode of bij gratis gebruik is iedere aansprakelijkheid uitgesloten.
6. In alle gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van Boekzi in het betreffende geval uitkeert, indien dat lager is.
7. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Boekzi.
8. Iedere vordering tot schadevergoeding moet binnen 30 dagen na ontdekking van de schade schriftelijk bij Boekzi zijn gemeld en vervalt in ieder geval zes maanden na het ontstaan ervan.
9. De beperkingen in dit artikel gelden ook ten gunste van medewerkers, bestuurders en ingeschakelde derden van Boekzi.

12. Vrijwaring

De Klant vrijwaart Boekzi en houdt Boekzi schadeloos tegen alle aanspraken van derden, waaronder Eindklanten, medewerkers, toezichthouders en de Belastingdienst, en tegen alle daarmee verband houdende schade, boetes en kosten (inclusief redelijke kosten van juridische bijstand), die verband houden met de Klantgegevens, de onderneming van de Klant, de verwerking van persoonsgegevens waarvoor de Klant verantwoordelijk is, of het gebruik van de Dienst door de Klant of zijn Gebruikers in strijd met de Overeenkomst of de wet.

13. Overmacht

Boekzi is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting en niet aansprakelijk bij overmacht. Onder overmacht wordt naast de wet verstaan: storingen of uitval bij hosting-, cloud-, e-mail-, betaal- en telecomdiensten en andere toeleveranciers, storingen in het internet of de stroomvoorziening, cyberaanvallen en DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, epidemieën, oorlog, brand, overstroming, stakingen en ziekte van personeel. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst opzeggen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

14. Persoonsgegevens en beveiliging

1. Voor persoonsgegevens die Boekzi namens de Klant verwerkt, geldt de verwerkersovereenkomst. Voor gegevens die Boekzi zelf verwerkt, geldt de privacyverklaring.
2. Boekzi treft passende technische en organisatorische maatregelen, maar kan geen volledige beveiliging garanderen.

15. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, behalve voor zover openbaarmaking wettelijk verplicht is of nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst.

16. Wijziging van de voorwaarden

Boekzi mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum aangekondigd via de Dienst of per e-mail. Gebruikt de Klant de Dienst na de ingangsdatum, dan aanvaardt hij de gewijzigde voorwaarden. Wil de Klant een wijziging niet aanvaarden, dan mag hij opzeggen tegen de ingangsdatum. Wijzigingen van ondergeschikt belang of die wettelijk verplicht zijn, kunnen direct ingaan.

17. Overige bepalingen

1. Boekzi mag de Overeenkomst en de rechten en plichten daaruit overdragen aan een derde, bijvoorbeeld bij overname. De Klant mag dit alleen met schriftelijke toestemming van Boekzi.
2. De administratie en logbestanden van Boekzi gelden als volledig bewijs, behoudens tegenbewijs door de Klant.
3. Mededelingen kunnen elektronisch worden gedaan, waaronder per e-mail naar het adres van het account of via de Dienst.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Boekzi is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.